Privacy en verwerkersovereenkomst

Vari Soft, Tafelbergweg 8F 15, 1105 BN Amsterdam, KVK 89825055. Vragen over privacy: info@avplanning.nl.

---

Deel 1 · Privacyverklaring

Dit deel gaat over de gegevens die wij van jou als ondernemer verwerken, om je een account en een abonnement te kunnen geven. Hiervoor zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Wat we van je hebben, en waarom

Gegevens	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, gekozen adres	Je account en je omgeving aanmaken en beheren	Uitvoering van de overeenkomst	Tot 60 dagen na het einde van je abonnement
KVK-nummer	Zorgen dat één onderneming één omgeving heeft, zodat de gratis proefperiode niet telkens opnieuw kan worden aangevraagd	Gerechtvaardigd belang: misbruik van de proefperiode voorkomen	Tot 60 dagen na het einde van je abonnement
Wachtwoord, versleuteld opgeslagen	Inloggen	Uitvoering van de overeenkomst	Idem
Abonnement, facturen, betaalstatus	Factureren en incasseren	Overeenkomst en wettelijke plicht	7 jaar, wegens de fiscale bewaarplicht
Inlogmomenten, IP-adressen, technische logbestanden	Beveiliging, misbruik herkennen, storingen oplossen	Gerechtvaardigd belang	90 dagen
E-mails en berichten die je ons stuurt	Je vraag beantwoorden	Gerechtvaardigd belang	Zolang dat voor de vraag nodig is
Je vermelding in de gids: bedrijfsnaam, branche en plaats	Vindbaarheid voor klanten	Gerechtvaardigd belang	Zolang je meedoet. Je kunt jezelf er meteen uit halen
Gidsstatistieken: aantallen vertoningen en klikken per vermelding, en zoekopdrachten	Jou laten zien wat de gids oplevert	Gerechtvaardigd belang	400 dagen. Zonder cookie, zonder IP-adres

De gids is de enige pagina op onze site zonder inlog die iets van je laat zien: je bedrijfsnaam, je branche en je plaats. Ben je een eenmanszaak, dan is je bedrijfsnaam vaak ook je eigen naam. Je zet dit zelf aan en uit in je beheerpaneel, onder Bedrijf.

Wie je gegevens nog meer ziet

Zo min mogelijk partijen, en alleen waar het niet anders kan. We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame van derden.

• Mollie B.V. (Amsterdam), voor de incasso van je abonnement. Zij krijgen je naam, je bedrijfsnaam, je e-mailadres en het bedrag.
• Alvary, waar wij de servers zelf beheren waarop je omgeving draait. De machines zelf staan bij Strato AG in Duitsland.
• Strato AG (Duitsland), voor het versturen van onze e-mail aan jou.

Cookies

Op deze site en in je beheerpaneel gebruiken we alleen functionele cookies: één om je ingelogd te houden en één tegen misbruik van formulieren. Geen trackingcookies, geen advertentienetwerken. Wat er op jouw eigen boekingspagina aan cookies staat, bepaal je zelf.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, en je mag ze meenemen. Het meeste kun je zelf: je gegevens staan in je beheerpaneel en je klanten en boekingen kun je daar met één knop exporteren. Lukt het niet, mail ons dan. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

---

Deel 2 · Verwerkersovereenkomst

Dit deel gaat over de gegevens die jij in je omgeving zet: die van jouw klanten. Daarvoor ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wij doen daar niets mee wat jij ons niet opdraagt. Deze afspraken gelden zodra je een account hebt, zolang je het gebruikt.

1. Waar het over gaat

Om de dienst te kunnen leveren bewaren en bewerken wij in jouw opdracht de gegevens die jij en jouw klanten invoeren. Afhankelijk van wat je gebruikt zijn dat: naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres van je klanten, hun afspraken en de historie daarvan, notities en behandelrapporten, spaarpunten en cadeaubonnen, kassabonnen, en het IP-adres waarmee een online boeking is gedaan.

Zet je bijzondere persoonsgegevens in het systeem, bijvoorbeeld gegevens over gezondheid in een behandelrapport, dan is dat jouw keuze en jouw verantwoordelijkheid. Zorg dat je daar een grondslag voor hebt en dat je jouw klanten daarover informeert.

2. Alleen in jouw opdracht

We gebruiken die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren en om storingen op te lossen. Niet voor eigen doeleinden, niet om producten mee te ontwikkelen, niet om ze aan anderen te verstrekken. Zou een wet ons verplichten iets te verstrekken, dan laten we het je weten, tenzij die wet dat verbiedt.

Onze medewerkers hebben geheimhoudingsplicht. Kijken we voor support in jouw omgeving, dan wordt dat vastgelegd: met wie, wanneer, en waarom. Dat spoor kun je opvragen.

3. Hoe we het beveiligen

• Elke klant heeft een eigen database. Jouw gegevens staan niet in dezelfde tabellen als die van een andere klant, ze staan in een eigen database. Een lek tussen twee klanten is daardoor niet alleen verboden maar technisch afgeschermd.
• Al het verkeer gaat over een versleutelde verbinding (https).
• Wachtwoorden bewaren we alleen versleuteld, nooit leesbaar.
• Gevoelige velden, zoals de sleutels van je betaaldienst, staan versleuteld in de database.
• Inlogpogingen zijn begrensd en een account gaat na te veel mislukte pogingen tijdelijk op slot. Tweestapsverificatie is beschikbaar voor jou en je medewerkers.
• Belangrijke handelingen in je omgeving komen in een logboek dat je zelf kunt inzien.

4. Anderen die we inschakelen

Voor het draaien van de dienst schakelen we deze partijen in. Je geeft daar bij het aangaan van de overeenkomst toestemming voor. Komt er een partij bij, dan laten we dat minstens 30 dagen van tevoren weten en kun je bezwaar maken door op te zeggen.

Partij	Waarvoor	Waar
Alvary	Beheer van de servers waarop je omgeving draait	Nederland
Strato AG	De fysieke servers en de opslag	Duitsland
Strato AG	Verzenden van e-mail namens jou, als je geen eigen mailserver instelt	Duitsland

Je betaaldienst valt hier bewust buiten. Laat je klanten online betalen, dan gebruik je je eigen account bij bijvoorbeeld Mollie, en sluit je met die partij zelf een overeenkomst. Dat geld en die gegevens lopen niet via ons.

We brengen persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte.

5. Als er toch iets misgaat

Ontdekken we een datalek dat jouw gegevens raakt, dan melden we dat aan jou zonder onnodige vertraging, en in elk geval binnen 48 uur nadat we ervan weten. We vertellen je wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen, zodat jij kunt beslissen of je het bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij je klanten moet melden. Die melding doe jij, want jij bent de verantwoordelijke. Wij helpen je met de gegevens die je daarvoor nodig hebt.

6. Als jouw klant zijn rechten uitoefent

Vraagt een klant van jou om inzage, correctie of verwijdering, dan handel jij dat af. Het meeste kun je zelf in je beheerpaneel: gegevens aanpassen, verwijderen en exporteren. Heb je ons erbij nodig, dan helpen we, zonder extra kosten voor een normaal aantal verzoeken.

7. Teruggeven en verwijderen

Zeg je op, dan kun je je klanten en boekingen als CSV-bestand meenemen, tot het einde van je laatste betaalde maand. Daarna bewaren we je gegevens nog 60 dagen voor het geval je terugkomt, en daarna verwijderen we ze. Wil je dat het eerder gebeurt, vraag het ons dan: dan doen we het meteen. Facturen bewaren we langer, omdat de belastingwet dat voorschrijft.

8. Controle

Wil je weten of we ons hieraan houden, dan beantwoorden we je vragen daarover. Een onafhankelijke controle ter plaatse is mogelijk, maximaal één keer per jaar, op jouw kosten en na overleg over de planning, zodat de omgevingen van andere klanten er geen last van hebben.

---

Zie ook de algemene voorwaarden.